Bilagsflow og godkendelse
For virksomheder med flere brugere kan du opsætte godkendelsesflow for bilag.
Indbakken hvor bilag kan godkendes
Hvorfor bruge godkendelsesflow?
- Sikre at udgifter godkendes før betaling
- Fordele ansvar mellem medarbejdere
- Overholde interne retningslinjer
- Dokumentere godkendelser
Roller i flowet
Indsender
Den person der uploader bilaget:
- Uploader bilag
- Tilføjer grundlæggende information
- Sender til godkendelse
Godkender
Den person der godkender udgiften:
- Gennemgår bilaget
- Godkender eller afviser
- Kan tilføje kommentarer
Bogfører
Den person der bogfører det godkendte bilag:
- Verificerer kontering
- Bogfører i systemet
- Arkiverer bilaget
Opsæt godkendelsesflow
- Gå til Indstillinger > Godkendelser
- Klik på Opret flow
- Definer trin:
- Trin 1: Godkendelse af afdelingsleder
- Trin 2: Godkendelse af økonomiansvarlig (valgfrit)
- Trin 3: Bogføring
- Opsæt regler for hvornår flowet bruges
Betingelser for flow
Du kan opsætte betingelser:
- Beløbsgrænse - Bilag over X kr. kræver ekstra godkendelse
- Kategori - Visse typer kræver specifik godkender
- Afdeling - Forskellige flow pr. afdeling
Notifikationer
Hold alle informeret:
- E-mail når bilag venter på godkendelse
- Påmindelser ved forsinkelser
- Besked når bilag er afvist
Sporbarhed
Alt logges:
- Hvem uploadede
- Hvem godkendte og hvornår
- Eventuelle kommentarer
- Ændringer i bilaget
Tip: Start simpelt og tilføj kompleksitet efterhånden.